ICT Leaders Finland

Tietosuojalauseke

ICT Leaders Finland ry:n (ILF) tietosuojalauseke

ILF:n toimintaa koskevat henkilötietojen suojausperiaatteet

1. Rekisterinpitäjä

ICT Leaders Finland ry (ILF)
Lars Sonckin kaari 12
02600 Espoo
Sähköposti: info(at)ilf.fi

2. Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa

Viestintävastaava
Sähköposti: info(at)ilf.fi

3. Rekisterin nimi

ICT Leaders Finland ry:n asiakasrekisteri

Rekisteri muodostuu erillisistä alarekistereistä, joita ovat Tivian ylläpitämä jäsenrekisteri, tapahtumakohtainen osallistujarekisteri ja postituslista-rekisteri. Rekistereihin tallennetaan jäsentietojen lisäksi tapahtumiin osallistuneiden ja postituslistalle liittyneiden yhteystietoja.

4. Rekisterin pitämisen peruste

  • Yhdistyslain (26.5.1989/503) 11 §:n mukaisen jäsenluettelon laadinta ja ylläpito
  • Yhdistyksen yhteiskunnallinen tehtävä it-alan tutkimustiedon tuottajana ja välittäjänä
  • Tutkimustoiminta ja muu alaan liittyvä viestinnällinen toiminta liittyen Euroopan laajuiseen yhteistyöhön
  • Markkinointitarkoituksiin ylläpidettävä jäsen ja postituslista -rekisteri jäsenyyksien ylläpitoon, potentiaalisten ja nykyisten jäsenten kontaktointia varten

5. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Rekisteri on ILF:n asiakasrekisteri, joka sisältää tiedot jäsenistä ja postituslistalle ilmoittautuneista henkilöistä. Rekisterinpitäjä käyttää jäsenrekisteriä ensisijaisesti viestinnän ja tapahtumakutsujen hoitamiseen.

Tietoja eivät saa käyttää muut kuin ILF:n hallituksen jäsenet ILF:n tehtävissä toimiessaan.

Markkinointirekisteriin tallennettuja henkilötietoja käytetään ILF:n ja sen kattojärjestön TIVIA ry:n tapahtumista ja toiminnasta tiedottamiseen ja niiden markkinointiin sekä ILF:n jäsenyysmarkkinointiin. Tietoja voidaan käyttää myös tutkimustoiminnallisiin ja tilastollisiin tarkoituksiin tutkimusaineistojen keräämiseksi siten, että tiedon keruun jälkeen niitä käsitellään anonymisoituina.

6. Rekisterin tietosisältö

Asiakkaista kerätään ja talletetaan seuraavat tiedot:

  • Jäseneen liittyvät tiedot
  • täydellinen nimi
  • Sähköposti
  • Ammattinimike
  • Työnantaja
  • jäsenen suostumus suoramarkkinointiin
  • henkilön (ei-jäsen) osallistuminen yhteisön järjestämiin koulutuksiin ja tapahtumiin

7. Säännönmukaiset tietolähteet

Tiedot saadaan asiakkaalta itseltään. Tietolähteenä ovat jäsenten liittyessä antamat tiedot sekä jäsensuhteen aikana jäseniltä saadut tai kerätyt tiedot. Henkilön tietojen lähteenä ovat hänen ilmoittamansa tiedot tapahtuman palautteen yhteydessä liittyessään postituslistalle tai sähköpostitse henkilön itse ilmoittamat yhteystiedot postituslistalle liittymistä varten.

8. Tietojen säännönmukaiset luovutukset

ILF ei luovuta tietoja sen hallituksen tai TIVIA:n ulkopuolelle.

9. Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

ILF ei siirrä henkilötietoja EU:n ja ETA:n ulkopuolelle.

10. Henkilötietojen säilytysajat

Henkilötiedot säilytetään kussakin palvelussa sen tarjoamilla säilytysratkaisuilla. Henkilötietoja säilytetään niin kauan kuin ILF on toiminnassa ja jäsen on ILF:n jäsen Tivian tietosuojalausekkeen mukaisesti, tai henkilö haluaa tietonsa poistettavan postituslistalta.

11. Rekisterin suojauksen periaatteet

Henkilötietojen käsittelyn tietoturvallisuus sekä henkilötietojen luottamuksellisuus, eheys ja käytettävyys varmistetaan tarkoituksenmukaisin teknisin ja hallinnollisin toimenpitein ILF:n tietoturvaperiaatteiden mukaisesti. Henkilötiedot on suojattu asiattomalta pääsyltä ja laittomasti tai vahingossa tapahtuvalta tietojenkäsittelyltä. Tietojen katseluun ja muuttamiseen tarvitaan käyttäjätunnus ja salasana, ja tietoja käsittelevät ILF:n asiakastietojen käsittelyyn erikseen oikeuttamat henkilöt.

12. Tarkastusoikeus ja oikeus korjata virheellinen tieto

Henkilöllä on Henkilötietolain 26§:n mukaisesti oikeus tarkistaa itseään koskevat, rekisterissä olevat tiedot. Rekisterin tietolähteet on todettu edellä, kohta 7. Säännönmukaiset tietolähteet.

Tarkastuspyyntö tulee lähettää kirjallisesti ja allekirjoitettuna rekisteriyhdyshenkilölle. Jäsenen tulee esittää tarkastuspyynnössä tiedon etsimiseen tarpeelliset tiedot: Nimi, osoite, puhelinnumero ja käyttäjätunnus (jäsennumero tai sähköposti). Jäsen voi korjata tietonsa myös kirjautumalla omilla tunnuksillaan suojattua yhteyttä käyttäen jäsenrekisterin omien tietojen ylläpitopalveluun. Jäsenten tarkastuspyynnöt tulee osoittaa kirjallisesti ja allekirjoitettuna osoitteella:

TIVIA ry/Anneli Ranta-Kuusinen
Lars Sonckin kaari 12
02600 Espoo

ILF:n postituslistalla olevien henkilöiden tarkastuspyyntö tulee lähettää kirjallisena sähköpostitse. Henkilön tulee esittää tarkastuspyynnössä tiedon etsimiseen tarpeelliset tiedot: Nimi ja sähköpostiosoite. Henkilöiden tarkastuspyynnöt tulee osoittaa kirjallisesti ja allekirjoitettuna osoitteella:

info(at)ilf.fi

Tarkastuspyynnön vastaus toimitetaan tarkastuspyynnön esittäneelle postitse (jäsen) tai sähköpostitse (henkilö). ILFin asiakasrekisterssiä olevan henkilön tarkastuspyynnöstä peritään kohtuullinen korvaus, mikäli edellisestä tarkastuksesta on kulunut vähemmän kuin yksi vuosi. Rekisterinpitäjän on ilman aiheetonta viivytystä rekisteröidyn vaatimuksesta oikaistava, poistettava tai täydennettävä rekisterissä oleva, käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellinen, tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut henkilötieto.

13. Kielto-oikeus

Jäsenellä ja henkilöllä on henkilötietolain 30 §:n mukaan oikeus kieltää rekisterinpitäjää luovuttamasta tai käsittelemästä häntä koskevia tietoja suoramainontaa ja muuta suoramarkkinointia varten.

Jäsenen pyyntö tulee tehdä kirjallisesti osoitteeseen jasenasiat(at)tivia.fi. Jäsen voi merkitä suoramarkkinointikiellon omiin rekisteritietoihinsa myös kirjautumalla omilla tunnuksillaan jäsenrekisterin omien tietojen ylläpitopalveluun.

Henkilön pyyntö tulee tehdä kirjallisesti kohdassa 12. annettuun sähköpostiosoitteeseen.