Kirjoittajana Reino Myllymäki.

Muistuma 1. Istun tietohallintopäällikkönä viestintäjohtajan koolle kutsumassa palaverissa, jossa paikalla myös pari ulkopuolisen palveluntarjoajan hemmoa. Olivat käyneet tutkimassa työnantajamme verkkosivuja ja löytäneet sieltä virheitä. Yrittivät tarjota palveluksiaan meille. Ilmoitin viestintäjohtajalle, että hän voi toki ostaa palveluja, jos hänellä on siihen rahaa. Teetin työn palkkaamillani kesäteekkareilla.

Muistuma 2. Asuntorakentamisen projektipäällikkö kysyi ruokasalissa, että voiko tietohallinto laittaa myytävistä asunnoista pohjakuvat yms. verkkosivuille. ”Onnistuu”, sanoin. Tuota seuranneessa keskustelussa kävi ilmi, että projektipäällikkö oli kuvitellut, että me tekisimme tuon materiaalin verkkosivuille. Sanoin, että hän voi pyytää tai tilata materiaalin siltä mainostoimistolta, joka tekee paperisetkin esitteet. Ja että hänellähän oli varaa siihen, koskapa hänellä oli rahaa painattaa kalliita paperisia esitteitäkin.

Muistuma 3. Pyysin eräältä palveluntarjoajalta erään nimikkeistön tietoteknisessä muodossa. Sain sen, joskin 3,5 tuuman levyke, jolla materiaali toimitettiin, pyydettiin lähettämään takaisin!

Muistumat ovat tosi vanhoja. Vanhalla työnantajallani on nykyään tuskin ketään, joka on sitä mieltä, että verkkosivujen kustannukset tai asuntojen markkinointimateriaalin kustannukset kuuluisivat tietohallinnolle. Asetelma on silti ajankohtainen monissa yrityksissä, joita olen ollut vuosien mittaan auttamassa. Kun media vaihtaa muotoaan fyysisestä tietotekniseksi, unohtuu helposti, että kustannusten maksaja on edelleen se sama, joka toiminnasta hyötyy.

Yrityksen verkkosivut ja intranet ovat nähdäkseni yrityksen viestintäosaston – ellei peräti liiketoiminnan – liiketoimintajärjestelmiä. Tuotteiden esittelymateriaalin kustannuksista taas vastaa se liiketoiminta, joka tuotteita kauppaakin. Ja jos materiaalin voi lähettää paperisena pyytämättä mediaa käytön jälkeen takaisin niin miksi pyytää halpa tietotekninen media takaisin? Ja niin edelleen.

Silti monien peruskäyttäjien mielestä tietohallinto on vastuussa firman kaikista tietojärjestelmistä. Tiettyyn rajaan saakka onkin – tietohallinto vastaa, että järjestelmät toimivat niinkuin on sovittu. Tietohallinto voi kerätä palautetta järjestelmän kehittämiseksi mutta tehtävät toimenpiteet päättää liiketoiminta ja se maksaa myös kustannukset, joko suoraan tai kuukausiveloitusten kautta.

Tietohallinnolla on itse asiassa itseään varten hyvin vähän järjestelmiä. IT-projektitkin ovat liiketoimintaa joko suoraan tai epäsuorasti hyödyttäviä. Palvelimien tai sähköpostin versionvaihtoprojektikin on nähtävä liiketoimintaa epäsuorasti kustannusten säästön tai luotettavuuden tahi jatkuvuuden parantamisen kautta hyödyttävänä.

Tämä blogikirjoitus on julkaistu ensimmäisen kerran 3.12.2014 CxO Mentor Oy:n blogissa.